東英測繪——儀器設備的檔案管理

一、儀器設備檔案的記錄至少包括以下的八個方面的:

1.設備及其軟件的識別；

2.制造商名稱、型號、出廠編號;

3.對設備是否符合規(guī)范的核查;

4.儀器設備存放的位置;

5.制造商的說明書，或指明其存放地點;

6.所有檢定/校準、核查報告和證書;

7.設備維護計劃以及維護記錄；

8.設備的任何損壞、故障、改裝或修理。

儀器設備檔案管理是一個動態(tài)、持續(xù)的過程。儀器設備檔案包括儀器設備的采購、驗收、使用、維護、維修等環(huán)節(jié)形成的文件材料，能夠準確地、完整的反映設備從采購到報廢整個過程的狀態(tài)信息。

二、儀器設備檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理制度不完善

部分檢驗檢測實驗室沒有根據(jù)自身情況，創(chuàng)建有效的儀器設備檔案管理制度，明確相關部門以及人員職責，缺乏有效的檔案管理監(jiān)管機制。

2. 2檔案管理意識不強

儀器設備檔案管理意識不強，主要體現(xiàn)在部分檢驗檢測實驗室，雖然制定了相應的檔案管理規(guī)程，但因對儀器設備檔案管理工作的重要性認識不足，導致相關制度形同虛設，儀器設備檔案工作落實不到位。

2. 3檔案管理人員隊伍力量薄弱

目前，部分實驗室的儀器使用部門都沒有設置儀器設備檔案管理員。部分實驗室雖然在儀器使用部門設置了儀器設備檔案管理員，但由于缺乏檔案管理專業(yè)知識、不清楚究竟應該怎樣進行設備檔案管理工作，無法正確的、及時地收集、整理和歸檔儀器設備檔案資料。另外，實驗人員流動變化大，有時候會存在因交接不到位而導致檔案工作脫節(jié)的現(xiàn)象。

2. 4檔案利用率低

目前儀器設備檔案的一個比較大的問題是檔案材料收集不全，常常檔案材料只收集了儀器設備招標采購及驗收相關材料，隨后使用過程中形成的檢定/校準/核查、期間核查、維護、維修、甚至改動材料收集不完全或未收入檔案。

另外，因大部分檢驗檢測實驗室的儀器設備檔案管理，還基本停留在紙質材料的階段，檔案查詢不方便。

三、針對儀器檔案管理問題的解決對策

針對儀器設備檔案管理存在的問題，檢驗檢測機構可采取以下對策:

3. 1完善制度，規(guī)范儀器設備檔案管理

檢驗檢測實驗室根據(jù)自身情況創(chuàng)建有效的儀器設備檔案管理制度，規(guī)范儀器設備檔案管理。例如，制定嚴格的檔案管理操作程序，規(guī)范儀器設備檔案材料的收集、立卷歸檔、利用、銷毀等工作流程，統(tǒng)一設備檔案記錄格式，明確歸檔內容、歸檔時間、檔案存放場地的環(huán)境設施要求、儀器設備使用及管理部門的任務分工、儀器設備檔案管理員崗位職責等等。此外，檢驗檢測實驗室還應制定監(jiān)督和考核機制，以便對儀器設備檔案管理工作進行檢查和督促。

3. 2提高儀器設備檔案重要性的認識

首先，需要檢驗檢測實驗室的領導帶頭提高對儀器設備檔案重要性的認識，了解儀器設備檔案管理對于實驗室管理的重要作用。其次，實驗室可通過培訓、貼宣傳資料等方式，有針對性地宣傳檔案意義及本實驗室儀器設備檔案管理的體系文件，普及儀器設備檔案管理知識，提升員工儀器設備檔案管理意識。

3. 3加強儀器設備檔案管理人員隊伍建設

儀器設備從招標采購到報廢，周期很長，期間涉及多部門、人員，因此做好儀器設備檔案管理工作需要相關部門合力才能完成。檢驗檢測實驗室可以組建一支由儀器設備管理部門總管，儀器使用部門派人協(xié)助的儀器設備檔案管理隊伍。利用各部門在儀器設備檔案管理中分工的不同，有機協(xié)調地進行儀器設備檔案的建立到銷毀整個過程的收集、歸檔工作，實現(xiàn)儀器設備的動態(tài)管理。

定期組織人員進行檔案管理學習及培訓，強化人員儀器設備檔案管理能力，加深各個部門的儀器設備檔案管理員對自身崗位職責的理解，比如，儀器管理部門的檔案管理員，應積極主動與儀器使用部門的檔案管理員進行聯(lián)系，及時收集并歸檔儀器設備在安裝調試及使用過程中產生的一系列記錄資料。

組織應制定適當崗位激勵政策，提高儀器設備檔案管理員工作的積極性。

3. 4建立動態(tài)的儀器設備臺賬

儀器設備檔案管理的最終目的是為了有效地利用檔案。檢驗檢測實驗室需建立可以實時更新的儀器設備臺賬，尤其是電子臺賬，方便使用者查閱及統(tǒng)計儀器相關信息。臺賬信息包括儀器設備的名稱、型號、生產廠家、出廠編號、使用部門、購置日期、固定資產編號、采購價格、檢定/校準/核查、期間核查、儀器運行狀態(tài)、是否已報廢、檔案借閱情況等信息，隨時可以應對各項報表，包括經常統(tǒng)計的固定資產總價值、報廢的設備統(tǒng)計總表等。

3. 5嚴格檔案的借閱制度

為了保證儀器設備檔案資料的完好，應建立嚴格的檔案借用、歸還、交接驗收制度，避免其丟失。經常使用的儀器設備的操作手冊等隨機技術文件，在辦理歸檔手續(xù)后，可復印相關材料給使用部門:如果復印比較困難的，可在使用部門辦理檔案借閱登記后，將相關材料長期保存在使用部門，由使用部門派專人保管。

3. 6推進儀器設備檔案數(shù)字化管理

隨著計算機技術、通信技術以及互聯(lián)網技術的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到了嚴峻的挑戰(zhàn)。在滿足實驗室管理體系對儀器設備檔案管理的要求的前提下，檢驗檢測實驗室要充分利用現(xiàn)代技術改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，可根據(jù)自身實際情況利用電子科技技術，開發(fā)建立儀器設備檔案數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫，包含儀器設備臺賬、維護計劃、維護及維修記錄、使用記錄、溯源等儀器設備檔案信息模塊，完善儀器設備檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)儀器設備檔案管理的數(shù)字化、網絡化，從而提高檔案的利用率，滿足使用者快捷地查詢各種設備儀器檔案資料的實際需要。

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